Maksājumu risinājums, par kuru viesnīcu vadītājiem nekad nav jādomā

Pastāv tāds viesmīlības tehnoloģiju modelis, kurā katra sistēma dzīvo savu dzīvi. Rezervācijas vienā vietā, maksājumi otrā, grāmatvedība vēl citur, un darbiniekam katras dienas beigās manuāli jāpārbauda un jāsalīdzina visu trīs sistēmu dati, lai pārliecinātos, ka nekas nav pazudis.

Lielākajai daļai viesnīcu vadītāju šī situācija ir labi pazīstama. Daudzi tajā dzīvo joprojām.

Kā alternatīvu – kurā atbilstošie rīki ir nevainojami savienoti un maksājumu procesi vienkārši kļūst neredzami – viesmīlības uzņēmumiem visā Baltijā klusām piedāvā BOUK, "ED Hotels" izstrādātā viesnīcu pārvaldības platforma.

Montonio ir daļa no šī tehnoloģiju steka. Un veiksmīgā integrācijā tās atsevišķās sastāvdaļas ir gandrīz nepamanāmas – kas arī ir galvenais mērķis.

Kā tas darbojas praksē

BOUK ir īpašumu pārvaldības sistēma, kas nodrošina naktsmītņu rezervēšanu, recepcijas operācijas un ieņēmumu pārvaldību viesnīcās un viesu namos. Tā integrējas ar virkni rīku, kurus viesmīlības uzņēmumi jau izmanto vai kuri tiem ir nepieciešami: CompuCash tirdzniecības vietām (POS), Visma Jumis grāmatvedībai un Montonio maksājumiem.

Kad viesis veic rezervāciju tiešsaistē un apmaksā depozītu vai veic priekšapmaksu, Montonio apstrādā visu darījumu neatkarīgi no tā, vai klients izvēlas bankas pārskaitījumu, norēķinu karti vai mobilo maku. Līdzko maksājums ir apstiprināts, BOUK automātiski atjaunina rezervācijas statusu uz "Apmaksāts". Pēc viesa izrakstīšanās attiecīgie dati tiek nodoti tieši grāmatvedības sistēmai. Līdzekļi nonāk viesnīcas kontā jau nākamajā rītā.

Nevienam nav jāpieslēdzas internetbankai, lai "medītu" pārskaitījumus. Nevienam nav manuāli jāpiesaista maksājums konkrētai rezervācijai. Viss notiek automātiski.

Praktisks piemērs no Latvijas

"OTTO Hotel & Sun" ir neliela viesnīca Pāvilostā, Latvijas Baltijas jūras piekrastē – klusā piejūras pilsētiņā, kur viesi ierodas nesteidzīgi atpūsties. Viesnīca ikdienā izmanto BOUK sistēmu, kur CompuCash pārvalda ēdienu un dzērienu tirdzniecību restorānā, Jumis kārto grāmatvedību, bet Montonio apstrādā tiešsaistes maksājumus.

Rezultātā izveidots darbības modelis, kurā visi finanšu dati starp sistēmām ceļo automātiski. Restorāna izdevumi tiek pievienoti tieši konkrētā numuriņa rēķinam. Maksājumi automātiski atjaunina rezervācijas statusu bez jebkādas manuālas iejaukšanās. Grāmatvedības dati nonāk sistēmā Jumis bez nepieciešamības tos tur ievadīt manuāli.

Nelielai komandai, kas pārvalda sezonālu naktsmītni, šāda automatizācija nav tikai patīkama ekstra. Tā ir nepieciešamība, kas ļauj uzturēt ikdienas operācijas pārvaldāmā līmenī.

Šāda sistēmu arhitektūra izrādījusies tikpat ērta arī citām naktsmītnēm reģionā. Viesu nams "Reute" savu pieredzi ar BOUK un tā integrācijām apraksta šādi:

Mūsu pieredze ar BOUK un tā integrācijām – tostarp Booking, Montonio un Valnes – ir bijusi ļoti pozitīva. Katru reizi, kad mums rodas jautājums vai neskaidrība, mēs ātri saņemam palīdzību. Komunikācija vienmēr ir draudzīga un atsaucīga, un mēs jūtam, ka mūsu jautājumiem tiek rasti risinājumi. Tas dod mums pārliecību un padara jaunas sistēmas ieviešanu daudz vienkāršāku.

– Viesu nams "Reute"

Kāpēc neredzami maksājumi ir labi maksājumi

Vislabākā infrastruktūra ir tāda, par kuru ikdienā nav jādomā. Ja maksājumi darbojas nevainojami – tiek atbalstītas visas bankas, katrs darījums automātiski tiek sasaistīts ar pareizo rezervāciju un nauda tiek ieskaitīta kontā nakts laikā – par to nav pat jādiskutē. Darbinieki var pilnvērtīgi pievērsties viesu apkalpošanai. Viesi maksā sev ērtākajā veidā. Nauda tiek saņemta.

Viesnīcām visā Baltijā, kur lielākā daļa viesu dod priekšroku bankas maksājumiem, šādas infrastruktūras integrēšana savā īpašumu pārvaldības platformā ir acīmredzams ieguvums. Nav jāslēdz atsevišķi līgumi ar maksājumu pakalpojumu sniedzējiem, nav sarežģītu integrācijas projektu un nav nepieciešama papildu darbinieku apmācība. Tas vienkārši ietilpst pamatkomplektācijā – un nemanāmi dara savu darbu.

Ja vadāt viesnīcu vai viesu namu un vēlaties redzēt, kā izskatās pareizi savienots risinājums, kas ļauj lielāko daļu darbību veikt "autopilota" režīmā, apskatiet BOUK iespējas šeit.